ホテルのマネージャーが産休に入る直前にフロントスタッフが同時に2名卒業してしまい、急に人手が必要となりました。急遽私も現場に入りながら朝食会場の準備やフロント作業を行っています。
新しいスタッフも入ってくる為、同時に教えなければいけません。そこで必要となるのは、分かりやすい直ぐに実践できるマニュアルです。
無限増殖した業務マニュアル
これまでも業務マニュアルは必要に応じてパワーポイントでページを追加していっていたのですが、作成するスタッフも毎回異なる為、ページのフォーマットはバラバラのまま、いつの間にか160ページほどの大作になってしまっていました。
入社前のスタッフにはファイルで先に共有しているのですが、正直自分が見ても量が多すぎてどこが重要で何をすればいいのかが分からない代物です。
ちょうど最近、アプリ作成の上でUI・UXデザインについて少し齧り始めていたので、このマニュアルを改めて「デザイン」の観点で作り直してみようと思いました。
文字をなるべくなくすマニュアル作り
今まではデザインの事を「お絵描き」の事だと勘違いしていたので、いきなりイメージを作り始めていましたが、今回は「設計」を意識して目的から順番に整理していきました。
【目的】
・ホテル未経験の人でも直ぐに理解できるマニュアルにする
・どの業務範囲まで理解しているか、実践できているかがスタッフ間で共有しやすいようにする
・紙でもWebでもアプリでも見やすいようにする
上記の目的をベースにマニュアルの全体設計を考えてみました。
【全体設計】
・1ページ目は全体感の分かるMAPを作る
・MAPの各項目について、全て1ページ内で完結する
・文字を極力減らす
すると、フォーマットの形が何となく決まってきました。
完璧では全然ないですが、今までよりは使い勝手が良く、想定した目的を適えることができそうです。あとは中身をバシバシと埋めていこうと思います（焦）今週には新しいスタッフも入社するので、実際に試してみて検証してみたいと思います。
