整理整頓からわかる頭の中

今年も12月となり、そろそろ年末の時期となりました。
忘年会シーズンに突入し、運営しているホテルの忘年会や地元のまちづくり会の忘年会も既に終わりました。2018年の振り返りと共に、年末の大掃除をそろそろしようかと思っています。

大掃除もどれだけやるかは、会社や人によるかと思いますが、基本的には、「1.不要なものを捨てる作業」→「2.必要なものを整理整頓して改めて保管しておく作業」かと思います。

「1.不要なものを捨てる作業」は、先の記事でも書きましたが、禅の「作務」として頭の整理や精神状態の安定にも繋がるので、日々行うことが重要かと思います。

一方で、「2.必要なものを整理整頓して改めて保管しておく作業」は、その会社や人の頭の中で考えているそのままが反映されると思います。

特に現代では、「本棚や道具箱の整理」や「机の引き出しの中や書類ファイルの整理」といった形のハード的な整理以上に、「G Suite」や「DropBox」、「PC内のローカルファイル」、「社内システム」や「(労務などの)クラウド管理システム」などのソフト的な整理も必要となってきました。

ハードの整理の場合は、既にあるものに対してだけカテゴリー分類を行い(構造化して)、優先順位順や使用頻度順などで近くや遠くに配置していけばよいと思います。

ただ、ソフトの整理の場合は、既にあるものだけでなく、今後必要となるだろう項目のフォルダやカテゴリーも想定した上で整理整頓(構造化)する必要があります。

また、ソフトの場合は、全て階層構造として成り立たせることができ、そもそもの構造の階層の数、上位構造のフォルダの名前や数や並べ方、ファイル名やファイルの中身の構造に至るまで、トップダウン式に考えれば、究極の整理整頓を行うことも可能です。

ただし、現実的にはファイル共有自体、会社内部で複数の人が作成・保管していくため、何もルール化しないと粒度のバラバラなファイルやフォルダが乱立してしまう事がよくあります。

なので、毎年1回はこのフォルダ・ファイル整理大会をハードの大掃除同様にいつも行っています。
フォルダとファイルを作成・保管する人は、全員呼んで実施します。

それによって、毎年会社として、どの粒度と階層構造まで拡げて考えていかなければいけないかを全体で確認することができ、経営方針や事業方針も明確になります。

更に日常的に利用するファイルやフォルダなので、日々各メンバーが方針を意識することができます。(例.今年は労務のフォルダが階層2つ増えて、ファイルもちゃんと整理しなければいけないから、人を採用する際はちゃんと情報を現場レベルで収集して、このファイルに更新していこう等)

なので、会社や人の頭の中の構造を見たい時は、データをどのような構造で保存しているかを確認すれば、だいたい分かります。

例えば、ハード的(職場)にもソフト的(PCのデスクトップ)にも、めちゃめちゃ汚い人(会社)は、基本的に組織戦はできない人(会社)だと理解するようにしています。

自分の知り合いや元同僚にもめちゃめちゃ汚い机とPC内のフォルダ管理している人はいました。その人達の中にはめちゃめちゃ仕事ができる人もいますし、全くできない人もいました。

ただその人達に共通して言えたのは、指導や情報の共有が著しく下手でした。管理者に向いていないのです。そして非常に独善的です。「自分が分かってるからいいでしょ」という発想が身体から出ちゃっています。

自分自身もそういう風に見られないように、日頃からハード・ソフト両面で、誰にでも分かるような整理整頓を心がけて、組織全体の優先順位やカテゴリー分類方法を浸透させていければと考えております。

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