良い会議とは?

昨日、FRINGEの定例のビデオ会議を行いました。
FRINGEでは、毎週火曜日に1時間~1時間半ほど「Microsoft Teams」を使って定例会議を行っています。

その会議の中で、「生産性」の議題になり、「そもそも会議ってどうすれば効果的なの?」という話になりました。

「良い会議」「悪い会議」といったキーワードで検索すると、「80%の会議は無駄」とか「パワーポイント資料を用意するな」「参加人数は少なくしろ」「事前に会議の意味合いを共有しろ」「会議時間を守れ」「挙手して発言できるようにしろ」など会議に対する色々な知見や意見が出てきます。

実際、昼間ホテルの支配人をしている時は、ホテルのスタッフと全体会議をすることは殆どありません。あるとすれば、せいぜい忘年会くらいです。代わりに日々のSlackでの共有や引継ぎ、個人面談などは行っています。

またホテルの清掃会社の方では、3ヵ月~半年に1度くらいのペースで全体会議をしています。普段の共有はSlackと電話、人別・案件別の日次・月次の収益をExcelでデータを適宜共有しています。

そう考えると、日頃直接コミュニケーション出来ている数が少ない順番で、会議の頻度を増やしている感じです。
当たり前といえば当たり前かもしれませんが、毎日オフィスで会ったり軽く話せたりするのであれば、基本的に「会議は必要ない」と思います。

ただ一方で、FRINGEではメンバーがリモートで仕事をしている為、普段会ってお互いがコミュニケーションが取れない分、火曜日の定例会議は会社の事業推進が増大する上で非常に重要な位置づけとなっています。

そして昨日、その上で更に「良い会議」にするにはどうすれば良いかを改めて話してみました。結論は、「会議の最後には、必ずその後の実施内容を具体的に明文化して、フローではなくストックで残す」こととなりました。

つまりは会議の1秒後に「直ぐに前に進める」ことが出来ればOKという事です。そして次の会議でまた「直ぐに前に進める」ので、会議をするたびにエンジンにブーストをかける感じです。

例えば、「マーケティングをどうする会議」があったとして、会議の結論が「コンテンツマーケティングを今月は頑張りましょう」とか「GAのデータを分析して、CVを向上させる施策を考えましょう」とかでは、「直ぐに前に進めない」のでダメなのです。

「健康に関するテーマで、公式ブログに週2回のペースで2,000文字ほどの内容をコンテンツマーケティングとしてアップしていきます」とか「GAのデータ分析から、離脱率の高いページやCVに重要なページを見直し、新たに別のLPを作り、A/Bテストを行って検証する」といった具体的になればOKです。

これまで自分も数多くの会議に参加してきましたが、「本当に凄い会議(人)」だなと思ったのが、「〇〇系の会社にアポイントを取って、プロダクトに対するニーズを拾っていこう」という会議の結論になり、会議終了直後にその場で電話でアポイントを取っているのを見た時は、流石だなーと思いました。

一方で「本当にダメな会議(人)」の共通点はただ一つ、「ちょっと考えておきます」「検討します」と意思決定者が発言している会議です。(正直この会議の時間を返して欲しいなと思います。)

とにかく会議の最後に「実施内容」=「具体的」×「決定する」となれば、どんなやり方でもいいと思います。「ノーメモ」だろうが、「ホワイトボードを使いましょう」でも何でもいいです。「実施内容」=「抽象的」×「決定しない」となれば終わりです。そういう会議は飲み会でやれば良いです。(飲み会でも不毛ですが。。)

「会議の結論が自然と具体的に実施内容が決定する」ようなサポートツールをFRINGEで今後開発できればといいなと考えています。

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